La partida de medallas de un evento casi nunca se queda corta por el precio, sino por la cantidad. Un campeonato de 240 participantes, con podio por categoría, equipo técnico, voluntarios y tres jueces invitados, acaba necesitando 310 piezas. Si el presupuesto se calculó con 240, faltan 70 medallas y hay una semana para resolverlo. Calcular bien la cantidad es más importante que negociar el precio unitario. El catálogo general está en medallas personalizadas.
Paso 1: contar bien las piezas
Antes de pedir presupuesto, conviene hacer la lista completa de destinatarios. Estos son los grupos que se olvidan con más frecuencia:
| Grupo | Cómo se calcula | ¿Suele olvidarse? |
|---|---|---|
| Participantes | Inscritos confirmados, no previsión | No |
| Podio por categoría | Equipos o personas × 3 puestos | No |
| Equipo técnico | Entrenadores, monitores, delegados | Sí |
| Voluntarios y personal | Uno por turno y por puesto | Sí |
| Jueces e invitados | Según protocolo del evento | Sí |
| Organización | Junta, dirección, patrocinadores | Sí |
| Colchón de reposición | 5-10 % del total | Casi siempre |
La regla práctica: sumar todos los grupos y añadir un colchón de entre el 5 y el 10 %. La medalla sobrante se guarda para la edición siguiente o se entrega como recuerdo; la que falta no se improvisa.
Paso 2: separar las partidas del presupuesto
Un presupuesto de medallas tiene más partidas de las que parece. Pedirlo desglosado permite comparar ofertas y detectar recortes.
| Partida | Qué incluye | Cómo varía |
|---|---|---|
| Molde | Matriz de acero con tu diseño | Fijo por diseño; se amortiza con la cantidad |
| Material | Aleación de zinc, latón o hierro | Sube con el tamaño y con la densidad del metal |
| Baño | 9 etapas de galvanizado y acabado | Sube con acabados especiales |
| Color | Esmalte o impresión UV | Sube con el número de colores |
| Grabado variable | Nombre, dorsal o marca por pieza | Se cobra por pieza |
| Cinta y montaje | Cinta, anilla, cosido y embolsado | Sube con cintas tejidas o sublimadas |
| Embalaje | Bolsa individual o caja de presentación | Partida pequeña pero visible |
| Transporte y aduana | Envío y trámites de importación | Variable según destino e incoterm |
Las dos últimas son las que aparecen por sorpresa al final. Conviene fijarlas antes de aprobar el presupuesto.
Paso 3: entender cómo baja el precio
El molde es un coste fijo que se reparte entre todas las piezas. Por eso la cantidad es la palanca más potente del presupuesto.
| Unidades | Precio unitario relativo | Ahorro frente a 100 |
|---|---|---|
| 100 | 100 % | — |
| 250 | 78 % | 22 % |
| 500 | 65 % | 35 % |
| 1.000 | 55 % | 45 % |
| 2.500 | 48 % | 52 % |
Los porcentajes son relativos y sirven para comparar escalones, no como tarifa. La lectura útil: si el evento va a repetirse cada año, agrupar dos ediciones en un pedido grande puede compensar el almacenamiento.
Paso 4: decidir dónde ahorrar sin que se note
Cuando el presupuesto aprieta, hay margen de maniobra sin que la medalla pierda dignidad:
- Un solo texto para toda la tirada. Si no hace falta nombre por participante, se ahorra el grabado variable.
- Dos colores en vez de cinco. Un escudo resuelto con dos tonos se lee igual de bien.
- Un molde para varias categorías. Baño y color de cinta distintos en lugar de diseños distintos.
- Cinta de color liso en lugar de sublimada a todo color.
- Bolsa individual en lugar de caja rígida, salvo para el podio.
Donde no conviene recortar: en las etapas del baño, en el secado a 100 °C durante 40 minutos que fija el acabado, en la pared mínima de 2 mm del metal y en la costura de la cinta. Son los cuatro puntos que se pagan en devoluciones. En medallas baratas está desarrollado palanca por palanca.
Paso 5: cuadrar el calendario con el presupuesto
El plazo también es presupuesto, porque un pedido urgente limita las opciones y a veces obliga a pagar más.
| Etapa | Duración |
|---|---|
| Diseño y render | 24 horas |
| Muestra física | 7-10 días |
| Producción en serie | 7-15 días |
| Transporte | Variable según destino |
Con cuatro semanas de margen se puede elegir material, acabado y muestra sin condicionantes. Con dos semanas, las opciones se reducen a moldes ya existentes y acabados estándar. Por eso el presupuesto de un evento empieza a construirse tres meses antes, aunque el pedido se cierre más tarde.
Un ejemplo de cuadro de presupuesto
Para un evento tipo, el cuadro de trabajo tendría estas filas: cantidad por grupo de destinatario, tamaño y peso por grupo, material y acabado elegidos, cinta, embalaje, y las tres fechas clave (cierre de pedido, aprobación de muestra y entrega). Con esos datos, cualquier proveedor puede dar un precio comparable y tú puedes decidir con criterio en lugar de con la intuición.
Un dato que ayuda a valorar una oferta: la producción diaria de una fábrica real se mide en decenas de miles de piezas. Nosotros superamos las 30.000 al día y servimos a más de 50 países, con un mínimo de 100 unidades por diseño. Cuando alguien ofrece plazos imposibles, conviene preguntar por su capacidad real.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas medallas debo pedir de más?
Entre un 5 y un 10 % sobre el total calculado. Cubre bajas de última hora, incorporaciones, roturas y piezas de cortesía.
¿Qué partidas suelen quedarse fuera del presupuesto?
El transporte, los aranceles de importación y el embalaje de presentación. Son las tres que aparecen al final y descolocan el cuadro.
¿Es más barato pedir todo de una vez?
Sí, casi siempre. El molde se reparte entre más piezas y se alcanza un escalón de cantidad superior. Si el almacenamiento es un problema, se puede fabricar la tirada completa y programar entregas parciales.
¿El grabado individual encarece mucho?
Se cobra por pieza, así que depende del volumen. Si no es imprescindible, quitarlo es uno de los ahorros que menos se nota.
¿Cuánto tiempo necesito para organizar el pedido?
Unas cuatro semanas desde el primer contacto hasta la entrega. Con dos semanas, las opciones se limitan a moldes ya existentes.
¿Merece la pena pedir muestra?
En pedidos de cierta envergadura, sí. La muestra se fabrica con el molde definitivo y permite comprobar peso, color y relieve antes de lanzar la tirada completa.
Si quieres cerrar el presupuesto de tu evento con números reales, escríbenos por la página de contacto con la lista de grupos, la cantidad estimada y la fecha. Recibirás un presupuesto desglosado por partidas y con escalones de cantidad en 24 horas. También puede ayudarte la comparativa de materiales de medallas para elegir la base antes de pedir precio.
