Zu wenig bestellt heißt nachbestellen, und nachbestellen heißt Expressversand, neue Fracht und eine Woche Wartezeit. Zu viel bestellt heißt Lagerbestand, der zwar nicht verdirbt, aber Budget bindet. Die richtige Zahl liegt dazwischen, und sie lässt sich berechnen. Wir zeigen hier die Faustregeln, die sich in der Praxis bewährt haben. Eine Übersicht über Staffelpreise finden Sie unter Medaillen Preise verstehen.
Die Grundformel
Jede Medaillenbestellung folgt derselben Struktur:
Bedarf = Empfänger + Reserve + Nachzügler
Dabei gilt:
- Empfänger: Wer bekommt sicher eine Medaille?
- Reserve: 10 Prozent für Verlust, Beschädigung, unerwartete Empfänger
- Nachzügler: Empfänger, die erst nach der Veranstaltung dazukommen (z. B. nachgereichte Ergebnisse)
In der Praxis ist die Reserve der Punkt, an dem gespart wird – und der Punkt, an dem es später teuer wird.
Faustregeln nach Anlass
| Anlass | Faustregel | Beispiel |
|---|---|---|
| Turnier mit Platzierungen | (Teilnehmer ÷ Teams) × 3 Plätze | 16 Teams → 48 Medaillen |
| Turnier mit Altersklassen | Teams × Klassen × 3 Plätze | 12 Teams × 3 Klassen → 108 |
| Bundesjugendspiele, nur Sieger | Jahrgänge × 3 | 8 Jahrgänge → 24 |
| Bundesjugendspiele, alle | Schülerzahl | 380 Schüler → 380 |
| Vereinsmeisterschaft | Teilnehmer + Reserve | 120 Teilnehmer → 132 |
| Marathon / Laufveranstaltung | (Finisher × 1,05) + Staffelmedaillen | 500 Finisher → 525 |
| Ehrungen | Anzahl Ehrungen × 1,1 | 25 Ehrungen → 28 |
| Kindergeburtstag | Kinderzahl + 2 | 12 Kinder → 14 |
Die Tabelle ist bewusst einfach gehalten. Für komplexere Formate hilft die Aufschlüsselung im nächsten Abschnitt.
Schritt für Schritt zum richtigen Bedarf
Schritt 1: Empfängerliste erstellen. Nicht schätzen, sondern zählen. Bei einem Turnier: Anzahl Teams, Anzahl Altersklassen, Anzahl Platzierungen pro Klasse.
Schritt 2: Sonderfälle ergänzen. Trainer, Betreuer, Schiedsrichter, Gastvereine, Sponsorenvertreter. Diese Gruppe wird regelmäßig vergessen und macht typischerweise 5 bis 15 Prozent des Bedarfs aus.
Schritt 3: Reserve addieren. 10 Prozent sind Standard. Bei Veranstaltungen mit Kindern oder bei Auslandsversand sind 15 Prozent sinnvoll.
Schritt 4: Auf die Staffel prüfen. Liegt Ihre Zahl knapp unter einer Staffelgrenze, lohnt sich der Sprung. Von 480 auf 500 Stück ist der Aufpreis minimal, und Sie haben Reserve.
Schritt 5: Nachbestellbarkeit klären. Wenn das Werkzeug existiert, ist eine Nachbestellung in 5 bis 8 Tagen möglich. Wenn nicht, sollte die Reserve großzügiger sein.
Warum die Staffelgrenze wichtiger ist als die genaue Zahl
Der Stückpreis fällt in Staffeln, nicht kontinuierlich. Deshalb ist es oft günstiger, eine Stufe höher zu bestellen:
| Stückzahl | relativer Stückpreis | Gesamtpreis (relativ) |
|---|---|---|
| 100 | 100 % | 100 |
| 250 | 78 % | 195 |
| 500 | 65 % | 325 |
| 1.000 | 55 % | 550 |
| 2.500 | 48 % | 1.200 |
Beachten Sie: Von 250 auf 500 Stück verdoppelt sich die Menge, der Gesamtpreis steigt aber nur um 67 Prozent. Wenn Sie 250 Stück brauchen und 500 bestellen, kostet die zweite Hälfte nur 67 Prozent des Preises der ersten.
Das ist kein Argument für blindes Aufrunden – Medaillen auf Lager binden Kapital. Aber wenn der Bedarf im nächsten Jahr ähnlich ist und das Motiv gleich bleibt, ist eine größere Bestellung wirtschaftlich sinnvoll.
Reserve richtig begründen
Die 10-Prozent-Reserve ist kein Polster aus Vorsicht, sondern hat konkrete Ursachen:
| Ursache | typischer Anteil |
|---|---|
| Transportschaden | 0,5–1 % |
| Fertigungsausschuss | 1–2 % (wird von uns ersetzt) |
| Nachgemeldete Teilnehmer | 3–8 % |
| Kurzfristige Gäste | 2–5 % |
| Vergabe an Betreuer, Schiedsrichter | 3–10 % |
| Fehlende Medaille am Wettkampftag | nicht akzeptabel |
Der letzte Punkt ist der entscheidende. Wenn am Wettkampftag eine Medaille fehlt, ist das ein sichtbarer Fehler. Die Reserve verhindert ihn. Auch die Verarbeitung spielt in die Reserve hinein: Eine Zinkmedaille mit mindestens 2 mm Wandstärke übersteht Transport und Wettkampftag deutlich besser als dünn gegossene Stücke, deren Kanten schnell eindellen. Die Reserve deckt die Fälle ab, die man nicht vorhersehen kann – die Materialstärke senkt ihre Zahl von vornherein.
Nachbestellung: wann sie sinnvoll ist und wann nicht
Eine Nachbestellung ist möglich, wenn das Werkzeug existiert. Die Kosten:
| Szenario | Produktionszeit | Fracht | Stückpreis |
|---|---|---|---|
| Nachbestellung 100 Stück, Werkzeug vorhanden | 5–8 Tage | Express | höher (kleinere Auflage) |
| Nachbestellung 100 Stück, neues Werkzeug | 12–18 Tage | Express | deutlich höher |
| Nachbestellung mit Seefracht | 25–35 Tage | Seefracht | niedriger |
Bei einer Nachbestellung von 100 Stück ist der Stückpreis deutlich höher als bei der ursprünglichen Bestellung von 500 Stück. Die Reserve in der Erstbestellung ist fast immer günstiger als eine Nachbestellung. Möglich ist sie ab der Mindestmenge von 100 Stück pro Motiv, solange das Werkzeug existiert. Unsere Fabrik fertigt über 30.000 Stück pro Tag, deshalb laufen Nachbestellungen ohne neue Rüstung durch – der begrenzende Faktor ist der Versand, nicht die Produktion.
Ein Rechenbeispiel
Ein Verein richtet ein Hallenturnier mit 16 Mannschaften in drei Altersklassen aus.
| Posten | Rechnung | Zahl |
|---|---|---|
| Platzierungen | 16 × 3 Plätze | 48 |
| Altersklassen | 3 × 48 | — |
| tatsächlich: Teams pro Klasse × 3 | 5+6+5 = 16 Teams → 16 × 3 | 48 |
| Trainer und Betreuer | 16 Teams × 2 | 32 |
| Schiedsrichter | 6 | 6 |
| Gastvereinsvertreter | 5 | 5 |
| Zwischensumme | 91 | |
| Reserve 10 % | 10 | |
| Gesamt | 101 |
Bei 101 Stück liegt der Stückpreis in der 100er-Staffel. Bei 120 Stück rutschen Sie noch nicht in die 250er-Staffel, also bringt Aufrunden hier keinen Preisvorteil – aber Sie haben 29 Stück Reserve. Bei einem jährlich wiederkehrenden Turnier ist das sinnvoll.
Häufige Fragen
Wie viel Reserve ist sinnvoll? 10 Prozent sind Standard, 15 Prozent bei Kinderveranstaltungen oder Auslandsversand.
Was mache ich mit übrigen Medaillen? Bei gleichbleibendem Motiv können sie im nächsten Jahr verwendet werden, wenn die Jahreszahl graviert ist. Ohne Jahreszahl sind sie unbegrenzt nutzbar.
Kann ich kurzfristig nachbestellen? Bei bestehendem Werkzeug ja, in 5 bis 8 Tagen plus Versand. Nennen Sie uns die Auftragsnummer.
Ist es günstiger, zu viel zu bestellen? Bei gleichbleibendem Motiv und geplanter Folgeveranstaltung ja, weil der Stückpreis in der höheren Staffel fällt. Bei einmaligen Motiven nein.
Wie zähle ich Teilnehmer bei Laufveranstaltungen? Rechnen Sie mit den Finishern, nicht mit den Anmeldungen. Erfahrungsgemäß starten 85 bis 95 Prozent der Angemeldeten.
Was passiert, wenn am Veranstaltungstag eine Medaille fehlt? Nichts Gutes. Deshalb ist die Reserve kein Luxus, sondern Teil der Planung.
Sie wollen Ihren Bedarf durchrechnen? Schicken Sie uns Format, Teilnehmerzahl und Termin über die Kontaktseite — wir rechnen es mit Ihnen durch und liefern binnen 24 Stunden Designvorschlag und Angebot, kostenlos. Zur Terminplanung siehe Lieferzeit für Medaillen.
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